こんにちは、あきちさです⭐️
本日はペーパーレスへの道 その２です！
前回、あきちさが参加している子供会役員の話し合いにて、
今年は、公式LINEと従来のプリント配布との併用を決めたところまでお話ししました。
そしてその後、進み出したところを紹介していきたいと思います。
公式LINEの準備
前回紹介した動画を見た後。。。
早速公式ラインのアプリをインストールして作りました！！
まずは。。。
名前決め！
これは呼び名をそのまま使わせてもらいました（笑）
アイコンは以前の役員さんが作ってくれていたものがあったので使用させてもらいました！
アイコンも名称も後に変更ができるみたいなので、
何か不具合があれば変更しようと思います！
あ！
その際、一点気をつけることが。。。
変更後、再度変更するのに２週間の期間は変更不可とのことでした。
その点は、お気をつけておかないといけません。
登録後に発信されるあいさつメッセージの作成
次に手をつけたのはあいさつのメッセージ！
これは、登録してくれた方にすぐに返信するメッセージです！
主に、『登録ありがとうございます！』とお礼を伝えるものですね。。。
このあいさつメッセージ。。。
公式と名乗っているので、公文書のような硬い感じがいいのかな。。。
なんて思いましたが、
いやいや。。。
同じ小学生の子供を持つご近所さんとのお付き合いの延長。。。
くらいのラフさがあったほうがやっぱり親しんでもらえるのではなかろうか。。。
と考え、少し親しみを持ってもらえるような。。。
けれど丁寧に聞こえる言葉遣いを意識して作成しました。
具体的には、
『〇〇さん、初めまして！
お友達に追加していただき、誠にありがとうございます⭐️
□□子供会です！
こちらのLINE公式アカウントでは、□□子供会の連絡用として利用していただけます！
今年度は、通常のお知らせのプリントの配布と、
こちらの公式LINEを兼用していきたいと考えております！
お知らせのプリントのアンケートもネットにて回答できるようにしていきたいと考えておりますので、ご自身が使いやすいと思われる方をご利用ください。
何分、□□子供会役員といたしましても初めての試みとなります。
何かお気付きの点などありましたら、是非お知らせください。
改善へのご協力も併せましてお願いいたします。』
としました。
どうですかね？？
このメッセージは子供会に対して親しみやすさを感じてもらえましたかね？？
丁寧な対応をしていきたいという思いが相手に伝わればいいなーと思って作成したんですが。。。
伝わるといいな。。。
応答メッセージの作成
これは、LINEにコメントをもらった時の返事になります。
個別対応はここではしないことを考えていたので、
何を言われても一つのメッセージを返すという設定にしています。
こちちらも具体的には
『メッセージ、ありがとうございます！
申し訳ありませんが、こちらのコメントでは個別のお問い合わせにお返事ができません。
担当の役員にご連絡いただくか、メニューのお問い合わせからご連絡いただけると嬉しいです。
よろしくお願いいたします！』
としました。
タイトルは相手には見られないので、『会員よりコメントあり』としました。
そして、ステータスというところをオンにすれば、無事配信が開始されました。
これで、何かをコメントされた時に誘導メッセージが流れることになります。
追記
設定をチャットにすると、個人とのやりとりができるようになるようです。
（他の方に見られることはありません）
一度にたくさんの方からメッセージが届いた場合、対応できないかも。。。
という不安からチャットはオフにすると決めましたが、
そんなに問い合わせもなかったので、チャット機能を使うのは便利的にはいいかと思います！
ただ、ケースバイケースで大変になることもあるので、
様子を見ながらの方がいいかもしれませんね。
リッチメニューの作成
これ。。。
これが初心者のあきちさには一番大変でした。。。
別に作らなくてもいいんですが、少しでもみんなの日常が便利になればと挑戦してみました！
まず、メニューの項目です。。。
保護者が求めているもの。。。
私が過去に困った経験を思い出し、何があると便利かを考えました。
まず。。。
①問い合わせ。。。
初年度の時、担当の役員はいるものの、公の子供会の問い合わせ先がなかったので、
どこに相談すれば良いのかわからなかったことがあったんですよね。。。
だから、いつでも気軽に連絡取れる窓口を作りたかったんです。。。
なので、これは絶対必要！！！
②行事予定表。。。
あきちさ、忘れっぽいので、子供会の行事を忘れることがあるんですよね。。。
出先で急に確認したくなってもプリント持ってきてないから確認できないし。。。
そもそもプリントどこだっけ？？？ってなることもしばしばで。。。
簡単に予定を知ることができたら楽だなーーーって思っていたんですよね。。。
なので、近くに予定している行事を掲示板のように載せることにしました！
そうだな。。。
一年間の予定表とか見られたらもっといいかも。。。
これはも今後作ろうかと思います。。。
③実施中のアンケート受付。。。
例年、子供会の行事に参加するかしないかを把握するために、
お知らせのプリントにアンケートを添えていました。
家庭ではそのアンケートに記入後、連絡員のお家に持って行く。。。
という流れでした。。。
が、LINEを使ってオンラインで回答ができるようにしたい！！
が始まりなので、ここにも載せたい！！！
アンケートって忘れられないことがとっても大事ですもんね！！！
オンラインでも、紙でも忘れられたら役員の仕事が増えます。。。
そこで提出期限が近づくとラインでお知らせすることと、
リッチメニューにいつでも回答してもらえるようにリンクを貼り付けておこうと考えました！
これで、提出１００%になれば役員も楽になります！
出し忘れている人に連絡を取ったりするのも地味に大変な作業なので、
なるべく役員の労力を省くためにもこれは必要です！！
追記
アンケートはグーグルフォームで作成しました。
（グーグルフォームの使い方はYouTubeに沢山出ているので見てみてくださいね。）
回答はスプレッドシートを作成、役員数人に編集の権限を与えて、
表作成などは分担しました。
（グーグルフォームもスプレッドシートもグーグルのアカウントが必要です！）
これにより、表で整理されているので、
役員も回答の回収漏れがなく、
もしも回答していない家庭があった時にも連絡をすることができました。
そして。。。
サイズやら、色の組み合わせやら、試行錯誤を繰り返した結果、
出来たのがこちら！！！
じゃーーーん‼️‼️
（笑）
初めて作った割にはイメージ通りのいい出来栄えかな。。。
と思っているんですが、どうでしょうか？？？
素人感満載でいいでしょ（笑）
イラストは無料素材を使って作りました！
引用元：落書きアイコン https://rakugakiicon.com
この落書きアイコン、とっても可愛いし種類も結構豊富でおすすめです！
商業用としても使えるようなので、ブログ運営にも適しています⭐️
わたし的には、このレインボーが可愛くて採用しました（笑）
ラインのページはここまでで一通り準備が完了したので、次の準備です！
公式LINE始めましたー！のチラシの作成
保護者の皆さんに使ってもらうためには宣伝しないといけません。。。
ので、チラシを作成することに。。。
先ほどのリッチメニューもそうですが、
あきちさはpageというiphone内にあるアプリを使って作成しています。。。
本当はもっといいものがあるんでしょうが、
素人の頭では思いつかなくて。。。
とりあえずはなんとかなっているので、使いづらいのかもしれませんが
このまま作成する予定です（笑）
チラシ。。。
考えるべきは。。。
- 挨拶文。
- 公式ラインのメリット紹介。
- 可愛い背景などの素材。
- 公式ラインのQRコード。
以上のことを考えて作成しました。
もちろん、こちらも少し親しみを感じてもらえるような言葉遣いにしてみました。
同じ親同士、助け合いたいという気持ちを表したくて。。。
そして、このプリントなんですが、
実はもう配布してしまいました。。。
５／15から公式ラインも始動しております！！！
結果。。。
３３世帯のうち登録してくれたのは。。。。
２８世帯‼️
まあまあ、いい成績だと思いません？？？
（数ヶ月後、全会員が登録してくれましたーーーーー！！）
あきちさの住む地域は田舎なので、正直もっと少ないかなーーーなんて思っていたんですよね。。。
なので、この結果は個人的な感想としては上々です⭐️
リッチメニューからオンライン回答してくださる方も意外と多くて、
もっと使い心地をよくして、いかねば！！！
と思っているところです。
まだまだ、課題も多く発展途中な感じですが、
まあ、なんとか無事に動き出せたので、良かったです！
あとは、いろんな人の意見を取り入れながら沢山の人に使ってもらえたら
嬉しいな。。。
とりあえず、年間予定表やら、当番表やら、
入れ込みたいことがまだまだあるので素人なりに作成作業を続けたいと思います！！
それではまた！
あきちさでしたーーーっ⭐️
追記
公式LINEの運営に関して、年度末に引き継ぎをした際に、
サイドまとめを作りました！
そちらも参考になれば嬉しいです！
コメント